Sachbearbeitung (m/w/d) Namensrecht, Eheschließungen, schwierige Personenstandsfälle

Die Stadt Gladbeck erbringt Dienstleistungen für ca. 78.000 Bürgerinnen und Bürger und liegt verkehrsgünstig in der Emscher-Lippe Region an der Schnittstelle zwischen Ruhrgebiet und Münsterland. Die frühere Bergbaustadt zeichnet sich aus durch eine moderne mittelständische Wirtschaftsstruktur, eine gute Wohnqualität mit viel Grün und kurzen Wegen sowie einem profilierten Schul- und Bildungssystem als auch einem attraktiven Kultur-, Sport- und Freizeitleben.

Im Amt für öffentliche Ordnung der Stadt Gladbeck bieten wir Ihnen in der Abteilung Personenstandswesen im Standesamt eine zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzende, abwechslungsreiche Tätigkeit als Sachbearbeitung (m/w/d) Namensrecht, Eheschließungen, schwierige Personenstandsfälle.

Die Stelle ist auf zwei Jahre befristet und nach Entgeltgruppe 9c TVöD bewertet.

✅ Ausbildung & Qualifikation:

• vorausgesetzt wird der erfolgreiche Abschluss des Verwaltungslehrganges II

✅ Stärken:

• Teamfähigkeit, hohe Belastbarkeit und Kompromissbereitschaft
• Kommunikationsfähigkeit und Freude am Umgang mit Menschen
• Überzeugungsfähigkeit gepaart mit Durchsetzungsvermögen
• Sorgfalt, Gewissenhaftigkeit und bürgerorientiertes Handeln
• hohe Einsatzbereitschaft und persönliches Engagement
• eine hohe multikulturelle Kompetenz im Umgang mit Menschen mit unterschiedlicher internationaler Herkunft, insbesondere Flüchtlingen und Asylbegehrenden, sowie eine Wertschätzung gegenüber der Vielfalt unserer Stadtgesellschaft - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität
• Bereitschaft und Fähigkeit, Eheschließungen auch vor einer größeren Anzahl von Gästen sowohl innerhalb als auch außerhalb der Räumlichkeiten und der Öffnungszeiten (insbesondere am Freitagnachmittag und samstags) des Standesamtes durchzuführen

✅ Kenntnisse:

• Vorkenntnisse im Bereich Standesamtswesen wären wünschenswert
• Neben Kenntnissen in der Anwendung der betriebsüblichen Standardsoftware wird im Standesamt Gladbeck mit der Fachanwendung AutiSta gearbeitet. Es wird erwartet, dass der/die Bewerber:in zeitnah sichere Kenntnisse in der Fachsoftware erwirbt

✅ Sonstige Anforderungen:

• Vorausgesetzt wird die Staatsangehörigkeit eines Mitgliedsstaates der Europäischen Union bzw. eines Staates mit EU-Rechtsabkommen zum Einstellungstermin sowie
• die Bereitschaft, an mehrtägigen Schulungen und Fortbildungen teilzunehmen

Die zukünftige Bestellung zur Standesbeamtin/zum Standesbeamten ist abhängig vom erfolgreichen Besuch eines 14-tägigen Einführungsseminars mit zwei schriftlichen Prüfungen an der Akademie für Personenstandswesen in Bad Salzschlirf. Der erfolgreiche Besuch des Seminars ist verpflichtend und Voraussetzung für eine Tätigkeit im Standesamt.

Die Bewerber:innen können ihre Arbeitszeit flexibel in Absprache mit den Kolleg:innen gestalten. Im Wechsel sind Spätdienste an Donnerstagen bis 17:30 Uhr abzuleisten, sowie Trauungen am Freitagnachmittag und am Samstagvormittag durchzuführen.

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen folgende Tätigkeiten:

• Entgegennahme, Prüfung und Beurkundung von namensrechtlichen Erklärungen (SBGG, Wiederannahme nach Scheidung, Änderung des Geburts- oder Ehenamens durch z. B. Namenserteilung, Einbenennung oder nachträgliche Ehenamensbestimmung, Angleichungserklärungen, Bundesvertriebenengesetz)
• Entgegennahme und Prüfung von namensrechtlichen Erklärungen nach den Überleitungsvorschriften zur Reform des deutschen Ehe- und Kindschaftsnamensrechts
• Anmeldung von Eheschließungen, Prüfung von Ehevoraussetzungen und Vornahme von Trauungen unter Beachtung und Anwendung des Internationalen Privatrechts
• Prüfung der Wirksamkeit ausländischer Entscheidungen in Ehe- und Kindschaftssachen
• Prüfung und Bewertung ausländischer Urkunden und deren Anerkennung für den deutschen Rechtsbereich (Legalisation, Apostille, CIEC-Übereinkommen, Urkundenüberprüfung)
• Beurkundung von Personenstandsfällen und Fortführung bestehender Personenstandsregister auch unter Berücksichtigung ausländischer Rechtsnormen und Internationalen Privatrechts
• Entgegennahme von Versicherungen an Eides statt
• Elektronische Nacherfassung von komplexen Einträgen in den gegenwärtig noch papiergebundenen Personenstandsbüchern
• Digitalisierung von Altregistern

• eine interessante, abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeit
• einen sicheren und zukunftsorientierten Arbeitsplatz
• eine jährliche Sonderzahlung und leistungsorientierte Bezahlung sowie eine attraktive Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes bei Tarifbeschäftigten
• Bezuschussung eines dienstlich genutzten (Elektro-)Fahrrades
• Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung und individuelle Fortbildungen
• ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement
• 30 Urlaubstage

📌 Teilzeitoption möglich: Die Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Ist eine Teilzeitbeschäftigung gewünscht, geben Sie bitte in Ihrer Bewerbung den gewünschten Beschäftigungsumfang an.

🌍 Vielfalt & Chancengleichheit: Durch die Unterzeichnung der Charta der Vielfalt haben wir uns zu einem vorurteilsfreien Arbeitsumfeld verpflichtet, in dem die Vielfalt unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität – wertgeschätzt wird. Wir begrüßen besonders Bewerbungen von Menschen, die die Diversität unserer Gesellschaft abbilden, vor allem von jenen, die bisher bei uns unterrepräsentiert sind.

♿ Bewerber:innen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

⏳ Die Bewerbungsfrist endet am 01.04.2026.